Documentación laboral que debe mantener el empresario en su empresa.

Autor: Cristián Davis Acosta, Ayudante Clínica de Asesoría Jurídica a la Gestión de Empresas, Facultad de Derecho Universidad de Chile

La ley exige que toda aquella documentación que deriva de las relaciones de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones, y para saber a qué documentación se refiere la ley, debemos buscar en normas contenidas en diferentes leyes, reglamentos y resoluciones.

Para los pequeños empresarios es muy importante saber, y en efecto lo consultan reiteradamente, que en sus empresas deben mantener, en general, toda la documentación que acredite el cumplimiento de sus obligaciones como empleador. ¿Cuál es ésta documentación indispensable?

1. Contrato de trabajo de cada trabajador, con sus respectivos anexos, firmados por el trabajador, con constancia de haber recibido un ejemplar del mismo.
2. Registro de Asistencia: Puede ser un libro de asistencia o reloj control con tarjeta de registro o cualquier sistema autorizado por la Dirección del Trabajo. Debe ser firmado o marcado por cada trabajador  al inicio y término de la jornada de trabajo, indicando la hora en cada caso.  También se debe registrar los motivos de ausencia por  feriado, licencias médicas, permisos, etc.
3. Libro de Remuneraciones: el empleador con 5 o más trabajadores deberá llevar un libro auxiliar de remuneraciones, el que debe ser timbrado por el Servicio de Impuestos Internos. Las remuneraciones que figuren en dicho libro serán las únicas que se podrán considerar como gastos por remuneraciones en la contabilidad de la empresa y servirán de prueba del pago de los respectivos montos, en caso de controversia con el trabajador. Si el empleador tiene menos de 5 trabajadores, de todos modos deberá llevar cualquier otro sistema mediante el cual se pueda comprobar que se ha efectuado el pago de remuneraciones, y que contenga a lo menos, el nombre del trabajador, el monto de la remuneración imponible del respectivo mes y la firma del trabajador.
4. Comprobante de pago de las remuneraciones, debidamente firmado por el trabajador.
5. Planilla de cotizaciones previsionales, de todos los organismos de previsión a los que se encuentre obligado a pagar el empleador, esto es,  AFPs, Seguro de Cesantía, AFC, INP, ISAPRES, C.C.A.F si procede, Mutualidad del empleador, si procede.
6. Comprobantes de solicitud y autorización de feriado, de cada trabajador, debidamente firmado por el trabajador.
7. Reglamento Interno de Higiene y Seguridad: es obligatorio, sin considerar el número de trabajadores. Detalla las obligaciones y prohibiciones de los trabajadores en materias de higiene y seguridad. Se debe dar a conocer a los trabajadores con 15 días de anticipación a la fecha en que comenzará a regir.
8. Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad: es obligatorio para los empleadores que ocupen normalmente 10 o más trabajadores permanentes, contados todos los que presten servicios en las distintas fábricas o secciones, aunque estén situadas en localidades diferentes. Debe contener las obligaciones y prohibiciones a que deben sujetarse los trabajadores, en relación con sus labores, permanencia y vida en las dependencias de la respectiva empresa o establecimiento. Especialmente, se deberán estipular las normas que se deben observar para garantizar un ambiente laboral digno y de mutuo respeto entre los trabajadores. Además, no debe contemplar medidas que atenten contra la dignidad y honra de los trabajadores. Las menciones mínimas se encuentran establecidas en el Art. 154 del Código del Trabajo. Se debe dar a conocer a los trabajadores con 30 días de anticipación a la fecha en que comenzará a regir.
9. Finiquitos,  ratificados ante un Ministro de Fe( ratificación que no es necesaria en los contratos de duración de 30 días o menos), de los trabajadores que han terminado la relación laboral con la empresa.  

El no contar con esta documentación en los lugares de trabajo, hace incurrir al empleador en infracciones que tienen asociadas multas, que para el pequeño empresario pueden ser muy gravosas.